Wenn du eine kleine Steuer‑ oder Buchhaltungs‑Kanzlei leitest, gleicht dein Alltag einer Meisterklasse im Jonglieren. Du balancierst Kundenwünsche, Teamkapazitäten, Pflichten und Wachstum. Und einen Moment zu finden, um über dein eigenes Business nachzudenken? Der kommt meist höchstens unter der Dusche.
Die richtigen Werkzeuge können deine Last erheblich erleichtern. Aber wenn du im hektischen Suchen nach der nächsten tollen App kleben bleibst, verlierst du schnell den Blick für das, worauf es wirklich ankommt. Manche der wichtigsten „Werkzeuge“ für eine wachsende Kanzlei sind keine Software, sie sind Teil deiner Basis.
Wenn du eine Kanzlei mit weniger als 20 Mitarbeitenden führst, empfehle ich dir diese technischen (und anderen) Grundlagen, mit denen du besser organisiert arbeitest, echten Mehrwert lieferst und langfristig stärker wirst:
1. Ein Workflow‑Kommandozentrum
Bevor du etwas anderes machst, musst du zuerst dafür sorgen, dass deine Arbeit organisiert ist. Selbst die schlankeste Kanzlei benötigt einen verlässlichen Weg, um Routineaufgaben, Einzelaufträge und Fristen zu managen.
Fehlt dieser Überblick, herrscht beständiges, unterschwelliges Chaos und sowohl deine Effizienz als auch dein Nervenkostüm leiden.
Und mal ehrlich: Unsere Kanzleisoftware-Tools können viel, aber in diesem Punkt lassen sie alle (noch) zu wünschen übrig.
Tools wie Asana, ClickUp oder Karbon geben deinem Team ein verlässliches und klares Bild davon, was gerade passiert, was ansteht und wer wofür zuständig ist. Gerade wenn du am Limit arbeitest, ist diese Transparenz Gold wert. Sie hilft dir, weniger „Bälle fallen zu lassen“, Last‑Minute‑Hektik zu vermeiden und deinen Kunden einen professionellen Ablauf zu bieten.
Pro‑Tipp: Bevor du dich für eine Plattform entscheidest, skizziere alles erst mit Papier. Ja, richtig, mit Zettel und Stift. Post‑its oder ein Whiteboard funktionieren hervorragend dafür.
2. Eine sichere “Front Door” für Kunden
Wie viel Zeit verschwenden du und dein Team damit, hinter Dokumenten hinterherzulaufen? Und wie oft hast du schon gedacht: „Hör auf, mir Sozialversicherungsnummern per Mail zu schicken!“?
Kundenkommunikation ist ein schwarzes Loch für Zeit und erzeugt viel Reibung. Sowohl für dein Team als auch für deine Kunden. Endlose Mailketten, verlorene Anhänge, unsichere Filesharing‑Lösungen fressen Stunden und gefährden schlimmstenfalls das Vertrauen der Kunden.
Plattformen wie diese vereinfachen den Austausch von Dokumenten und Nachrichten und schaffen eine sichere, einfache „Tür“ zu deiner Kanzlei.
Deine Kunden können dir alles Nötige bequem bereitstellen und du hast gleichzeitig sensible Daten sicher unter Kontrolle. Das heißt: weniger Nachhaken, weniger Ärger, dafür mehr Zufriedenheit und Professionalität auf beiden Seiten.
Pro‑Tipp: Deine Kunden werden vermutlich weiter Mails schreiben wollen. Bleib freundlich, aber bestimmt, wenn du sie auf das neue Portal führst.
3. Ein System für Profitabilität
Wenn deine Abläufe organisiert und die Kommunikation reibungslos ist, geht es um das wichtigste Ergebnis für deine Kunden und für dich: Gewinn.
Deine Kunden wollen nicht nur perfekte Bücher. Sie wünschen sich ein gesundes Unternehmen. Und sie vertrauen dir, dass du ihnen dabei hilfst. Ein dediziertes Profitabilitäts‑System liefert genau diesen Mehrwert.
Hier kommt Profit First® ins Spiel.
Wenn Cashflow‑Management einfach und wiederholbar wird, bleiben die Mandanten dran, und wenn sie Ergebnisse sehen, bekommst du Anerkennung. Für Kanzleien mit Beratung zeigt Profit First die mächtige Möglichkeit, greifbare Ergebnisse zu liefern, ohne deine Arbeitsabläufe unnötig zu verkomplizieren. Und für deine eigene Kanzlei ist es die Disziplin, die sichert, dass du profitabel wächst.
Pro‑Tipp: Lass dich nicht von der Einfachheit täuschen! Profit First ist mehr als ein paar Überweisungen.
4. Das „andere“ Werkzeug: Deine Community
Hier kommt das Tool ins Spiel, über das kaum jemand spricht. Du kannst es nicht downloaden, aber wenn deine Kanzlei wirklich gedeihen soll, benötigst du es: eine Gemeinschaft, die versteht, was du durchmachst. Du bist nicht allein auf einer Insel.
Mit der Mitgliedschaft in einem Netzwerk wie Profit First Professionals hast du Zugang zu einem jahrzehntelang erprobten Profitabilitäts‑System.
Aber du bekommst auch ein lebendiges Netzwerk aus Gleichgesinnten, mit deren Hilfe du Best‑Practices entdeckst, Erfolge feierst und Herausforderungen gemeinsam bewältigst. Fortlaufende Weiterbildungen, Marketing‑Support und die Glaubwürdigkeit einer anerkannten Marke sind inklusive.
Welches Werkzeug ist besser als eines, das dir Menschen an die Seite stellt, die dich wirklich unterstützen?
Pro‑Tipp: Ja, wir empfehlen hier Profit First Professionals. Aber auch wenn es nicht das Richtige für dich ist: Hör auf, alles allein durchstehen zu wollen.
5. Das Bonus‑Werkzeug: Ein KI‑Assistent
Ob man will oder nicht, KI ist da und bleibt. KI‑Tools wie ChatGPT ersetzen nicht die professionelle Expertise und das kritische Denken von guten Buchhaltern oder Steuerberatern. Aber wer KI nicht nutzt, wird gegen die verlieren, die sie klug einsetzen.
KI kann dir einen echten Produktivitätsschub geben. Sie ist wie ein superschlauer Praktikant, der dir bei repetitiven Aufgaben hilft. Analysen, Aufräumen von Tabellen, erste Entwürfe von internen Abläufen (SOPs) etc. Wenn du sie sinnvoll einsetzt, gibt sie dir und deinem Team die wertvollste Ressource zurück: deine Zeit.
Pro‑Tipp: Falls du KI bisher ignoriert hast, jetzt ist ein guter Zeitpunkt, damit zu starten. Unsicher, wie? Beim nächsten Gedanken „Wie soll ich das alles schaffen?“ frag einfach mal ChatGPT (oder dein KI‑Tool).
Zum Abschluss
Technologie hilft deinem Unternehmen, smarter zu arbeiten. Aber Systeme und Menschen, die richtige Anleitung, Gemeinschaft und Verantwortung, sorgen dafür, dass dein Unternehmen wirklich stärker wird.
Fang damit an, eine solide Basis zu schaffen: Tools, die dir Transparenz, Sicherheit und Effizienz bringen. Und dann bau obendrauf das, was keine Software leisten kann: das Gefühl, Teil von etwas Größerem zu sein. Einer Community, die dich trägt und dich und deine Mandanten nach vorn bringt.
